EBP:產品和服務

EBP平臺概述

一、前言

  近年來,隨著全球經濟一體化的不斷加速、全球企業在提升管理和防范風險方面都在不斷進取??燜僭齔さ鬧泄靡丫氳詼?!作為迅速崛起的世界第二大經濟體,調整結構并保增長,使中國企業無一例外地面臨巨大壓力。他們在商務過程中不僅要以更快的速度來處理更大量的合同,還需要保證對合同周期內所有環節的監管和控制力度不變。

  合同是組織與組織間所訂協議的法律表現形式,是現代商業社會中最重要的商務文件,體現著相關方對于合作在法律和道德意義上的雙重承諾。合同是商業關系的完整表達,包含對方信息、標的信息、財務信息、權利義務信息和違約責任信息等等,在雙方的慎重談判下得以敲定并具有長期法律效力。企業的大多數戰略決策與成本節約策略都反映在與合作伙伴所簽訂的合同當中。隨著全球經濟的發展、法律法規要求不斷增加和商業關系的日趨復雜化,合同的復雜程度也達到了前所未有的高度。

  目前主流的企業管理系統,如OA、ERP、財務管理軟件等,往往無法滿足企業對于“合同”這樣一個包含完整商務信息的業務憑證的由始至終的監控過程,更不能對合同相關數據進行及時準確地預測、歸集和分析,致使企業面臨嚴重的管理瓶頸。

? ? ? 據相關機構調查,大多數企業的合同管理都或多或少存在以下現象:

  ●?在合同簽訂上,不是領導授意草草簽署,沒走既定流程,就是你方改罷我登??;最終到底誰改了什么都一團亂麻,重復核對,效率低下;

  ● 合同簽過之后,或者就放在檔案柜里,乏人問津;或者就是在出問題的時候才去找合同,卻發現那個合同不在自己手里,甚至在合同對方手里沒收回來;

  ● 基本上使用EXCEL做合同臺賬,但是EXCEL難以應對動態的執行數據,雖然解決了這個維度,但又貽誤了那個維度,搞得合同管理員非常頭大,無計可施;

  ● 合同管理人員按期向各個業務部門收集合同執行數據,但是每個業務部門都很忙,報送不及時不說,還不準確,業務部門之間的數據對不上;

  ● 合同量大,收付款筆數太多,經?;嵬譴呤湛釹?,有時還會重復付款給供應商,導致增添利潤的機遇流失甚至公司損失;

  ● 由于合同簽署和執行沒有統一的管控機制,導致重要審計材料缺失,執行合同審計非常困難;

  ● 客戶跟蹤信息全部分散在客戶經理身上,公司掌握不全面,如若客戶經理發生變動,以前的跟蹤情況難以承接,甚至發生跳單情況,給公司造成損失;

  ● 供應商審核流程不規范,選商和招標環節資料和流程不完整不規范,導致采購管理混亂,以至于容易滋生腐敗,缺失質量控制,造成損失;

  ● 一旦合同完成后,對客戶、供應商、合同等沒有回歸評價機制,不能使后續業務借鑒過往業務的經驗教訓,致使多次犯同一個錯誤而不自知;

  ● 合同執行過程中,難以對合同收付款、開票、合同標的的交付做一一對應,款、票、物的對賬經常出問題;

  ● 集團企業無法監控下屬企業合同的簽訂和執行,違反合同管理規定的行為比比皆是,致使企業風險指數加大。

  為了解決這些問題,越來越多的中大型企業都踏上了合同自動化管理的道路,用以增強合同全生命周期過程的監控,提高合同商務執行效率,同時加強合同合規性、控制合同風險、增強決策力度。?

二、產品概述

  恒潤基將合同生命周期分為四個階段:前期商務、合同簽署、合同執行、完結。通過對這四個階段業務的管控,實現了對商務數據和流程以及法務數據和流程的全面掌控,進而規范管理、規避風險,實現完整意義的企業商務內控。

  恒潤基產品對于大型企業法律相關業務有良好的支撐,具備法律糾紛管理、授權委托管理、知識產權管理、工商事務管理等功能。恒潤基產品有兩個系列、多個版本,分別適用于從小到大的各類企業對于合同管理及其關聯業務的不同層次需求。

  近400家企業的技術和產品服務經驗,使EBP和C5能夠輕松應對企業的各種業務類型:采購、銷售、服務、工程、外貿、服務、租賃、投資、融資、科研等。

  EBP面向大型和集團性企業,以合同的全生命周期管理為著眼點,覆蓋企業客戶和供應商管理、選商和招投標、項目和預算、合同簽署和審批、資金結算和收付、合同和項目進度履行、合同標的管理、項目完結審計,以及合同完結回歸評價等業務管理需求。恒潤基EBP的銷售管理解決方案、采購管理解決方案、合同起草和審批解決方案、工程項目管理解決方案和外貿商務管理解決方案等是恒潤基10年積累的精髓。

??????C5面向中小企業和大型企業的部門級應用,幫助企業實現合同管理的信息化和自動化,著重合同文本管理和合同履行的資金管理,提供標準化管理流程和標準化合同報表,使企業快速獲取合同管理收益。?

三、應用場景

產品和解決方案

 

合同臺賬管理解決方案

? ? ? 恒潤基“合同臺賬管理解決方案”幫助企業全面監控合同簽署和履行的商務數據,追蹤和呈現合同簽署金額、合同變更金額、合同完成金額、合同完成比例、合同逾期情況、票款差額等,隨時從多角度統計分析,進而生成合同報表。

? ? ??系統通過設置不同的合同執行角色,實現合同簽署和執行的自動化過程,用以規范業務動作并收集相關數據,進而更新合同臺賬信息。

? ? ??管理人員可從不同的管理維度進行查詢統計,如時間段、經辦機構、簽約主體、合同類型、資金性質、完成比例、逾期情況等,使合同業務數據的具備高可見性,為管理決策提供有力支持。

? ? ? 合同臺賬管理的同時,可延伸管理合同的計劃收付款、實際收付款以及發票,形成相關資金報表;管理合同進度,以監控合同執行。

合同起草和審批解決方案

? ? ? 恒潤基 “合同起草和審批解決方案” 幫助企業法務部門全面提高合同合規性,嚴格把控合同條款風險和審批流程風險。

? ? ? 前期,法務部門歸納業務特點,設定不同業務的專用合同模板,鎖定模板中經業務、法務、財務、風險等部門確認的不可變動條款;

? ? ? 同時,根據企業的合同管理制度,為不同類型、不同金額、不同部門的合同設定不同的審批流程,支持審批會簽、通過率設定、加簽、一票通過/ 否決、征詢等功能;

? ? ? 合同起草時,業務部門套用既定的業務模板,引入可變動的業務數據,快速生成合同文本并提交審批;合同審批時,各級節點依據本身權限對合同內容進行修訂或發表批注意見,提交下一審批人或者打回前期審批人;

? ? ? 合同審批通過后,印章管理員打印帶有企業水印的合同文檔,執行蓋章,交付對方蓋章并歸檔保存已蓋章文檔;合同執行過程中,對紙質合同文檔進行借閱管理。

外貿商務管理解決方案

恒潤基“外貿商務管理解決方案”幫助外貿企業有效管理其業務中的合同簽署、本外幣的匯兌與結算、授信和信用證、合同標的交付與簡單庫存、成本核算、票據和雜費等。

? ? ??合同簽署時,支持協議類框架合同簽署,可植入對于標的和支付的框架性約定,同時合同可以進行模板起草和審批,以減低風險和提高效率;本外幣匯兌和結算,指系統可以靈活支持本外幣的匯兌和核算,并且可以通過預置價格機制,支持“點價”等結算方式;授信和信用證,支持多銀行多額度的動態授信管理,支持報表自動生成以同銀行對賬;系統對標的進行管理,支持批次交付與核銷,標的交付可關聯庫存系統,以實現數據的同步,幫助管理人員獲取即時數據;系統可對貨物成本進行核算,支持不同貨物、不同供應商、不同客戶、不同費用繳付方式的各類核算方式,幫助管理層獲取貨物的成本數據,為管理決策提供有力的支持;系統可對票據和雜費(稅費、報關費、倉儲費、運費等等)進行管理,支持對客戶和供應商的不同類型的雜費結算方式。

? ? ??系統擁有準確及時的提醒機制,將支付和收款計劃、銀行信用證的到期、客戶授信的到期等進行靈活提醒,提升外貿商務運營管理的信息化與高效化。

工程項目管理解決方案

? ? ? 恒潤基“工程項目管理解決方案”幫助項目發包和總包企業有效管理項目的全生命周期,高效地達成項目管理目標,是全方位高度集成的項目管理平臺。

? ? ??項目前期,甲方發包類企業對項目進行立項規劃與預算,完成立項審批過程;總包企業類與甲方簽署總包合同,對項目做出分包預算和里程碑計劃;項目執行時,進行供應商選商(直采、比價和招標),起草、審批和簽署項目外包合同;對分包項目里程碑進度和付款進行規劃;指定項目負責人隨時跟蹤報告項目進展,將收貨和工程結算的情況、項目里程碑的驗收情況、付款計劃以及費用支出情況錄入到系統中;企業資金管理人員隨時進行動態的項目核算,監控項目資金來源和需求,根據項目執行狀況和資金狀況(甲方發包類企業根據項目資金撥付情況,總包類企業根據本項目收款情況),向分包方進行資金支付;甲方項目或總包項目負責人隨時監控項目里程碑進度執行情況和資金收付情況,形成階段性項目報告,滿足各級項目干系人的管理需求;項目文檔負責人隨時監控項目文檔歸集情況,并進行驗收和催收,以確保項目文檔的完整性和及時性;項目完結時,支持對于項目進行審計、結算等操作,從而對項目金額進行調整。

 

 

中小企業合同管理標準產品

?? ? ? C5是精簡化的合同管理標準產品,面向中小企業和大型企業的部門級應用,幫助企業實現合同管理的信息化和自動化,著重合同文本管理和合同履行的資金管理,提供標準化管理流程和標準化合同報表,使企業快速獲取合同管理收益。

 

 

典型客戶

 

纽卡斯尔巡洋舰